HENRICHSEN und Docutec machen automatisierte Erfassung für KFZ-Garantiefall-Rechnungen möglich
Aachen/Straubing, 4. März 2009. HENRICHSEN hat auf Grundlage der Docutec Software Xtract for Documents (X4D) eine umfangreiche Systemlösung bei der CG Car-Garantie Versicherungs-AG (CarGarantie) installiert. Das Besondere: Die neue Lösung extrahiert und verarbeitet die KFZ-Schadensabrechnungen in einer hohen Verarbeitungstiefe.
Täglich erhält der Garantie-Spezialversicherer etwa 800 Rechnungen von KFZ-Werkstätten aus ganz Europa - Tendenz steigend. Das Freiburger Unternehmen bearbeitet im Rahmen seines Kerngeschäftes Schadensrechnungen aus dem Bereich der KFZ-Garantieversicherung.
"Mit der neuen Lösung können wir heute die eingehenden Rechnungen tagesaktuell erfassen und automatisiert in die nachfolgenden Bearbeitungsprozesse einschleusen. Das war vor der Einführung nicht möglich. Neben diesem Effizienzgewinn in unserem Kernprozess kann ich durchweg von sehr zufriedenen Anwendern berichten. Für mich auch ein ganz wichtiges Ergebnis in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit HENRICHSEN und Docutec", sagt Klaus Herzog, Leiter Recht/Garantie bei der CarGarantie.
"Die Herausforderung an uns war von Beginn an klar", berichtet Gesamtprojektleiter Holger Lubrich von der HENRICHSEN AG. "Es musste ein System sein, das in der Lage ist, Posten auf Einzelpositionsebene zu extrahieren und ihrer Art nach zusammen zu fassen".
Die Installation eines solchen Systems ist HENRICHSEN und Docutec bestens gelungen: "Die unterschiedliche Behandlung der verschiedenen Rechnungsposten war eine gänzlich neue Anforderung an eine für Materialpositionen optimierte Rechnungsverarbeitung. Im Rahmen des Projektes haben wir diese Anforderung aber erfolgreich gelöst", freut sich Jan Sendler, der das Projekt auf Docutec-Seite betreut hat.
Anhand von hinterlegten Validierungsregeln werden Datenfelder wie "Rechnungssteller", "Schadensmeldung", "Materialkosten" oder "Vertragspartner" von der Docutec Software identifiziert und erkannt. Gerade diese Funktion macht X4D für die CarGarantie so wichtig: Durch die Extraktionsregeln, die der Software zugrunde liegen, ist der Garantieversicherer jetzt in der Lage, seine täglich rund 800 eingehenden Rechnungen mit den typischen Angaben von Material- und Dienstleistungsposten plus Begleitdokumente wie Wartungsbelege oder sonstige Anlagen effizient und schnell zu verarbeiten. Denn: Zum einen liegen die eingehenden Rechnungen jetzt tagesbezogen im System vor, zum anderen können die Mitarbeiter - oft auch standortübergreifend - schneller auf die benötigten Dokumente zugreifen.
Weiterer Vorteil: Die bearbeiteten Originalrechnungen können vernichtet werden. Die gescannten Rechnungen werden revisionssicher im elektronischen Archiv verwahrt. "Wir haben die Herausforderung, ein auf die CG Car-Garantie Versicherungs-AG zugeschnittenes Lösungssystem zur automatischen Rechnungsverarbeitung zu entwickeln, gerne angenommen", blicken Holger Lubrich und Jan Sendler gemeinsam auf das Projekt zurück. "Ziel ist es nun, genau diese Art von Leistung - nämlich das Verarbeiten von unternehmensspezifischen Eingangsdaten - jetzt auch anderen Firmen zur Verfügung zu stellen", ergänzt Frank Tiedt, Director Partner Sales der Docutec AG.
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